Scroll To Top

Organisationsteori

Föreläsning av Mats Tyrstrup, forskare på Handelshögskolan i Stockholm, på chefsinternat den 8 oktober 2018. Temat för föreläsningen var samhällsförändring, organisatoriska mellanrum och lösningar.

Mats Tyrstrup konstaterar att verksamheters fackkunskaper ofta är bra, men inte organisationskunnandet. Man pratar ofta organisation men använder organisationsmodeller från 60-talet när det ska organiseras om, exempelvis inom polisen, äldreomsorg, sjukvård och skola samt organisation för invandring och integration.

Det som är utmärkande för dessa organisationer är att ingen enhet kan lyckas på egen hand – det krävs samarbete. Det kräver i sin tur att vi använder organisation som verktyg. Då behöver vi organisationsteorier som är aktuell, inte teorier från 60-talet.

De organisationsmodeller som används idag hindrar oss från gränsöverskridande samverkan och från att koordinera oss horisontellt med andra enheter, andra verksamheter och inom organisationen. Det uppstår organisatoriska mellanrum utan kontakt eller med undermålig kontakt.

Om vi ska uppnå utveckling via organisation och ledarskap måste vi börja att använda modeller som är moderna och anpassade till dagens samhälle.

Samhällsomvandlingen

Samhällsomvandlingen måste vi ta på allvar:

”Vi ser många vars neversystem kommer att trasas söner om de inte avlägsnas från den stress under vilken de lever, antingen det handlar om aktiebörsen eller någon annan professionell aktivitet/…./  där 1800-talets press är mycket intensiv”
– Johannisson, Den moderna tröttheten 1900

Sex tecken på samhällsomvandling

  1. Ohälsa: Framförallt psykisk. När samhället i grunden förändras uppstår osäkerhet, vilket höjer kortisolnivåerna som sliter på kroppen. Vi är inte byggda för konstant stress utan för korta stressmoment med återhämtning därefter. Övergången från jordbruk till industri överträffar övergången från jordbruk till industri.
  2. Alkoholkonsumtionen ökar: 2004 (vin) drack vi samma mängder som 1870 (öl, brännvin).
  3. Företagsstarter: Där många ser problem ser andra möjligheter. Idag startar cirka 65.000 företag per år, tidigare cirka 30.000 företag per år. På 1850-talet startades 50 företag per år (ofta järnvägsföretag), då aktiebolag blev möjligt. Idag startas framförallt webbyråer och handelssajter.
  4. Omfattande etikdebatter: Exempelvis fallskärmar, samkönade äktenskap, adoptera som ensamstående. Den stora frågan nu är Vem är svensk? När vi går från ett samhälle till ett annat krackelerar våra samhällsnormer. Den etik man talade om tidigare handlade om man kunde hänga tvätt på gården eller inte. Vi behöver nya sociala trafikregler för att orientera oss i den sociala miljön.

Ledarskap

Hur leder man verksamheterna som växer fram, exempelvis internetbyråer som är globala och har ett fåtal anställda? I industrisamhället handlade det om att leda 1000 medarbetare som inte visste vad den andre gör. Taylorismen löste det problemet.

Idag publiceras 100 böcker varje vecka i USA som handlar om ledarskap.

Agitatorerna: Tidigare var det av stor vikt att organisera sig, exempelvis fackligt eller i nykterhetsrörelsen. Idag reser personer land och rike runt och talar om att det finns lösningar, exempelvis mindfulness, färgscheman, yoga, organisatoriska mellanrum.

  • Men vad i består förändringarna? Det svarar inte de sex tecknen på.

Exempel på växande områden/verksamheter

  • Turismnäringen/kultur
  • Internetbanker (vi gör jobbet och betalar för det)
  • Omsorgssektor som blir större, åldrande befolkning
  • Global gamingcommunity
  • Kontinuerlig utbildning, man aldrig färdigutbildad
  • Event, herrgårdar blir konferensanläggningar
  • Internethandel
  • Byggnationer

Begrepp och omvandlingen av vår ekonomi

När vi sätter etiketter på något så är de laddade med innebörd, exempelvis industrisamhälle, kunskapssamhälle, informationssamhälle och tjänstesamhälle.

Varför kallar man gamla på äldreboende för gäster? En gäst stannar ett tag och åker sedan iväg (döden). Varför säger vi informationssamhälle? Vi har väl pratat med varandra i miljontals år? Varför tjänstesamhälle? I många tjänster är det kunden som utför tjänsten.

Dagens ekonomi baseras på beteenden till skillnad från tidigare ekonomi som baserades på saker. Vi har gått ifrån sakernas ekonomi till beteendenas ekonomi!

Beteenden och värden

Om beteenden är utgångspunkt – hur skapas värdet? Vem är det som behöver göra vad för att vi ska lyckas?

Vi lever i receptens, lockropens och uppmärksamhetens tidevarv.

Tidningarna är fyllda med recept: åtta tecken på att vi ska dricka te varje dag, fem aktiviteter för att få ditt förhållande att leva vidare.

Våra beteenden går att sälja, när vi går in på hotell-sajter poppar annonser upp om hotell på närliggande orter, taxi från flygplats etc. Om man bloggar och får många följare läggs annonser ut som passar följarnas beteenden. Google, Spotify (allgoritmer, människor), Skype, Facebook har alla med våra beteenden att göra.

Nytt sorts värde = antal väljare, antal besökare, delningar, följare etc

Beteenden är flyktig materia. Alla använde Altavista innan Google lanserades.

Var går gränsen?

Var går gränsen för barnomsorg, är det staketet? När övergår barnomsorgen från offentlig till privat finansiering?

Om dottern diskar åt mamma är det en tjänst utan betalning. Tjänster betalas bara ibland, men är alltid en viktig del av den svenska ekonomin. Summan för den svenska vården är 500 miljarder, därtill kommer den vård anhöriga bistår med 2 miljarder kronor. Det är ett värde som vi inte sätter pengar på.

Pengar ≠ ekonomi ≠ med värde (eftersom värdet påverkas av beteende)

Skillnaden är stort mellan ekonomi och värde.

Var går gränser för skolan?

När vi laborerar med beteenden kommer interaktioner och relationer kan utgångspunkten förändras och gränser flyttas. När börjar exempelvis skoldagen? När pågår undervisning? Pågår den hemma också? Är föräldrarna en del av skolan eller inte? Kan man ha kvällspass i början av terminen då man har föräldrautbildning för att stärka miljön hemma? Är det skolans ansvar? Kan vi ha föräldracoacher som stärker hemmiljön istället för förstelärare?

Beteenden – gränser är svårtydda
Beteenden – interaktioner och relationer

Exempel: Asta 75 lever ett vanligt och innehållsrikt liv men behöver blodtransfusion på sjukhuset var sjätte vecka. Vid dessa tillfällen samlas flera personer som får blod och all erhåller en räksmörgås av medicinska skäl. Sjukhuset föreslår som en positiv utveckling, att närvårdteamet ska ge blodtransfusion hemma hos patienterna i stället. Asta ser det som negativt eftersom hon då inte får träffa sina vänner och äta gratis räksmörgås.

Innebörden av blodtransfusion i hemmet skiljer sig för Asta och sjukhuset.

Om vi ska förstå vad vi ska använda organisation till så måste vi börja med att undersöka beteenden.

Organisation i en kontext

Våra organisationer finns i en kontext. Vi kan ändra målen, men inte organisationen för den finns i en kontext. Då måste vi känna till gränserna.

Företagsverksamheten började med småskalig verksamhet, övergick i industrisamhället till stora industrier. Företagen är idag globaliserade finansbolag och gamebolag med få anställda och kunder över hela världen eller stora tjänsteföretag.

Hur gör man för att leda storskalighet? Ofta tar man ledarskapet och lyfter in i modellernas värld, befattningsbeskrivningar, produktionsplan, likviditetsplan, flödesbeskrivning, resultaträkning. Det fungerar i företag där kvantitet är i fokus (industrialism), men inte i tjänsteföretag och globala småföretag.

Omsorg, utbildning och polis är ett hantverk med specialistfunktioner. Dessa organisationer kan inte lösas via modellernas värld. Vi kan inte komma med en ”kasse management” och stoppa in i organisationen. Istället måste vi upprätta ett ledarskap och en organisation utifrån verksamhetens egenskaper.

Tre berättelser om vården

  • Vården – vi har för lite resurser. Om det är resurserna som är problemet kan vi lätt lösa problemet genom att tillföra resurser.
  • Vården lever under fel institutionella förutsättningar – lösningen är reformer
  • Vi är taskigt organiserade – vi behöver management, t ex modeller i form av Lean production

Visst kan dessa tre faktorer vara problem, men lösningen är modern organisationsteori. Börja med att beskriva verksamheten som visar på kluster av beteenden. Vården är organiserad utifrån att vården har ett avslut genom död eller tillfrisknande. Det är dock bara en liten del av vårdfallen som avslutas idag. De flesta fallen är kroniska eller komplexa och det är inte vården organiserad för. Istället behöver vården satsa på organisation för digitalisering och närvård. Det samma gäller för flera stora organisationer, exempelvis polisen.

Ledarutmaningar:

  • Förändra det system man är en del av mot en bättre konfiguration
  • Förändra alla beteenden i/runt systemet i samma stödjande riktning

Organisatoriska mellanrum

Vi befinner oss alltid i en kontext, vad har vi för handlingsutrymme? Omständigheterna och de faktiska faktorerna bestämmer hur man ska organisera. Man ska alltid organisera utifrån verksamheten, man kan inte bedriva utbildning i en organisation som man kopierat från polisen. Människan är dock envis att kopiera andra organisationer som inte passar den egna organisationen.

Värdeskapande

Värde skapas i processer genom vilka någon/några kombinerar och integrerar;

  • Linjär mekanisk tillverkning av bilar
  • Äldre multifunktionell man får ett liv med livskvalitet (socialtjänst, apotek, sjukvård, specialistkunnande, bedömningar)
  • All inclusive (många delaktiga – taxi, incheckning, pilot flygledning, meteorolog, hotell, städning)

Vi tror att samhället är genomorganiserat, vi älskar att organisera oss:

”Dokumenterad ledarerfarenhet, utbildning i statskunskap och/eller juridik. Gärna erfarenhet av arbete i idéburen verksamhet. Arbetat i samverkan mellan kansli och förtroendevalda. Utvecklingsbenägen’”
– Koloniträdgårdsförbundet)

Stängselnämnden!!! (Sveriges minsta myndighet)
Sliter tvister mellan järnvägsföretag och markägare. Vem ska betala för inhägnad av järnvägen?

Vi tror att organisationen ser ut så här!
Men det ser ut så här – glest i form av
ansvar, befogenheter, kompetens,
resurser, information och attityder

 

 

 

 

Integrationslogiker

Hierarkisk organisation (1900-talet)

  • Dela upp =>  Enheter  => Gränser
  • Rollkultur
  • Här skapar vi organisation (substantiv)
  • Kraftfullt om vi vet vad vi ska göra

Nätverks- och processintegration (2000-talet)

  • Foga samman => Relationer => Komplexa sammanhang
  • Relationskultur
  • Här organiserar vi (verb = beteende)

Det vimlar av mellanrum. När vi hittar dem finns innovations- och förnyelsepotential.

I skolan samexisterar hierarkiska organisation med nätverks- och processintegration.

Organisatoriska mellanrum uppstår om vi applicerar hierarkisk organisation på en verksamhet som behöver nätverks- och processintegration.

Vem svarar för helheten? Vilken helhet menar vi?

Vi ser inte mellanrummen, var och en ser sin tårtbit!

Organisation som ett tveeggat svärd

Organisation är ett tveäggat svärd – lika effektivt som ineffektiv kan den vara.

Viktiga kvaliteter för en organisation:

  • Skapar fokus. Mellanrummen illustrerar kvaliteten i organisationen men också dess tillkortakommanden.
  • Skapar effektiva rutiner
  • Ersätter kommunikation. Vi behöver inte kommunicera, med hjälp av organisationen vet vi redan.
  • Organisationen är utvecklingsbar
  • Skapar överblick, framförallt för medarbetarna
  • Skapar riktning

En organisation med mellanrum visar:

  • Fel fokus
  • Rutiner för fel sak
  • Kommunikation behövs för att man har dålig organisation
  • Kan inte utvecklas
  • Visar inte överblick och riktning

Vi kan organisera för det vi vet idag. Det vi inte vet som kommer i framtiden visar sig ofta som organisatoriska mellanrum. Då måste vi organisera om.

Idag ser vi som vårt jobb att som chef att skapa riktning, fokus osv.

Kan en organisation ersätta mig som chef? Där organisationen inte räcker till måste vi människor ta vid. 

Management

Managementlogiken (och huvudmannaskapet), vertikal organisation, stämmer allt sämre med koordineringsbehoven, horisontellt inom eller mellan organisationer och enheter.

Numera och framöver:

Rollen som medarbetare blir mindre betonad och rollen som representant för min organisation blir betonad. Vad betyder det för chefens arbete? Jag är ansvarig för medarbetarens arbetsmiljö men bara medansvarig för det värde medarbetaren skapar. Chefer kommer att behöva arbeta med delat ledarskap och behöva uppträda tillsammans för att ge mandat.

  • Vi kan det vertikala, det horisontella behöver vi utveckla!
  • Chefskapet minskar i betydelse och ledarskapet ökar i betydelse.
  • Linjeorganisationen håller på att avlövas.

Lösningar

Kommunicera
Vi är tolkande och meningsskapande varelser och det får stora konsekvenser i just vår tid, särskilt om vi ska förändra. Bilden och metaforen blir viktiga för att kommunicera med våra medarbetare. Vi underskattar om och om igen behovet för tolkande och förutsättningar för att tolka.

“One cannot not communicate”, Steps to an Eology of mind, 1972, Paul Watzlawick

Människan tycker inte om luckor, hjärnan fyller ut själv med en gissning. Det är viktigt att känna till för chefer. Medarbetarna, tittar, iakttar, pratar med varandra, tolkar och skapar en berättelse.

“Informationen är början, aldrig slutet!”

Efter chefens information börjar ”surret”, d.v.s. meningsskapandet. Det är en av de mest centrala processerna vid en förändring eftersom det är där meningen skapas.

”Jag har informerar så folk vet” – Det är inte information, då har bara surret och meningsskapandet börjat. Se till som chef att delta i surret och skapa mening och berättelser.

Sex strategier

  1. Chefen behöver en värdevision (idén, bilden och berättelsen). Horisontellt har chefen inte någon makt, därför krävs en värdevision.
  2. Det är bra om det finns systemisk verksamhetsutveckling i förändringen.
  3. Relationsskrädderi – tillåt medarbetarna vara med i sammanhang där de kan lära känna varandra och bilda nätverk (väv av kontakter som kompletterar organisationen).
  4. Allmänbildning – om vi ska bli effektivare måste vi lära oss om det system vi är en del av. Systemkunskap.
  5. Organisatoriska lösningar/arenor och innovationer.
  6. Digitala lösningar, stora möjligheter vad gäller verksamhetsutveckling.

“Befria chefer från administration så att de kan delta i meningsskapande!”

Tid, energi och uppmärksamhet – kan vi hantera det, vinner vi mycket.

En teori om utvecklingen av praxis

“En lösning är att städa upp i systemen för att skapa tid för relationsskapande.”

Varför finns det så många hatthyllor? 

Hattyhyllan är lösningen på ett epidemologiskt problem som dök upp för 100-120 år sedan: Alla bar hatt och alla hade löss. Samtidigt byttes inredningsstil – pinnstolar åker ut och klädda möbler kommer in. Ytterkläderna får inte längre plats i vardagsrummet och man vill inte lägga dem i soffan för att sprida löss. Lösningen är en hatthylla.

  1. Första generationen kom på lösningen.
  2. Andra generationer känner till problem och lösning.
  3. Tredje generationen känner varken till problem eller lösning utan sätter upp hatthylla i alla fall.

Varför får man inte stoppa kniven i munnen? Det är inte fint. Tidigare stoppade man inte kniven in munnen för att det var brukskniven man hade i fickan och den var vass. Idag fortsätter vi med seden och utgår från att det inte är fint att stoppa kniven i munnen.

=> Praxis, institutioner, kultur = management

Läs mer om ledarskap

I huvudet på en områdeschef oktober 2020 "Jag hade väldigt lite kompetens och erfarenhet om ledarskap och chefskap när jag
Läs mer
I huvudet på en områdeschef oktober 2020 "Jag är så intresserad av mänskligt beteende att jag har poäng i beteendevetenskap
Läs mer
I huvudet på en områdeschef oktober 2020 “Det handlar om att hitta drivet hos sina medarbetare. De inre drivkrafterna måste
Läs mer
För att få en hög kvalitet i undervisning och förbättra förutsättningarna för skolutvecklingsarbetet krävs goda organisatoriska förutsättningar, dvs. både en
Läs mer
Föreläsning av Simon Elvnäs, doktorand vid KTH, på chefsinternat den 17 oktober 2019. Temat för föreläsningen var Effektfullt ledarskap.  Vad
Läs mer
Föreläsning av Mats Tyrstrup, forskare på Handelshögskolan i Stockholm, på chefsinternat den 8 oktober 2018. Temat för föreläsningen var samhällsförändring,
Läs mer
Föreläsningar av Christine Radell och Svedala kommuns HR-enhet, på chefsinternat den 5 oktober 2017. "People with great gifts are easy
Läs mer
Föreläsningar av Shalini Persson, Pellevision och Mikael Björk, på chefsinternat den 29 september 2016. Shalini Person, Perssons idé och vision,
Läs mer
Föreläsning av Mats Trondman, professor i kultusociologi, på chefsinternat den 7 augusti 2015. Temat för föreläsningen var sociokulturellt ledarskap. Trondman
Läs mer
Share Button

Kvalitet och Utveckling i Svedala